10 Tipps für besser verfügbare Unternehmensinformation

Unternehmen und ihre Mitarbeiter drohen in einer exponentiell steigenden Informationswelle zu ertrinken. Doch bei vielen Unternehmen liegen Informationsbestände unbeachtet und nicht gewartet brach. Dies stellt eine Verschwendung einer der wertvollsten Produktionsfaktoren und ein Risiko dar. Folgend zehn Tipps, wie man mit einfachen Maßnahmen Unternehmens-Information pflegt und besser verfügbar macht.

Ausgangssituation

Unternehmensinformation wird zu einem immer wichtigeren Produktionsfaktor. Wenig Rohstoffe und keine billige Arbeit, was machen wir da in Österreich?

Wir können zur Steigerung unserer Wettbewerbsfähigkeit nur unser Wissen in größtmöglichem Ausmaß hebeln.

Es wird immer wichtiger für die Wettbewerbsfähigkeit, relevante von obsoleter Information zu unterscheiden. Unternehmensdokumentation muss deshalb bestmöglich in Ordnung gehalten und darin enthaltene Information gut auffindbar gemacht werden. Das Gegenteil ist aber meistens der Fall. Alte Datenhalden schlummern als undurchdringlicher Dschungel auf Servern oder in Datenbanken. Die schlecht geplante Einführung von Kollaborations-Plattformen zersplittert die Informationsbestände noch mehr und verschlimmert die Situation. Neben sinkender Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit steigen operative, finanzielle und rechtliche Risiken. Im Rahmen einer immer wichtiger werdenden Information Governance werden zehn Punkte vorgeschlagen, um Information besser verfügbar und verwendbar zu machen. 

1. E-Mail verfügbar machen

80 Prozent aller Unternehmenskommunikation wird immer noch über E-Mail abgewickelt. Auf diese Art der Kommunikation können nur der Sender und eine begrenzte Anzahl von Empfängern zugreifen. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, so bleibt der Zugriff ohne vorhergehende vertragliche Regelungen verwehrt. Tipp: Treffen Sie entsprechende Regelungen im Dienstvertrag oder über mit dem Betriebsrat abgestimmte Betriebsvereinbarungen. 

2. E-Mail ist eine betriebliche Ressource

Erhöhen sie das Bewusstsein, dass Firmen-E-Mail eine betriebliche Ressource darstellt. Die private Nutzung sollte eingeschränkt erfolgen. Entsprechende Klauseln in Dienstverträgen, Betriebsvereinbarungen oder IT-Richtlinien sind vorzusehen. Dadurch wird Widerstand gegen das Öffnen, die Weitergabe des Postfachs oder das Löschen aller Emails bei Auflösung des Dienstverhältnisses verhindert.

3. E-Mail als PDF speichern

Wenn ein Projekt abgeschlossen ist oder eine Übergabe von Agenden erfolgt, so soll der übergebende Mitarbeiter alle wichtigen E-Mails im Langfristspeicherformat PDF/A1 speichern und auf dem Netzlaufwerk oder Dokumentenmanagementsystem speichern. So bleibt wertvolle Information mit langfristiger Relevanz ohne großen technischen Aufwand erhalten.

4. Ordnung halten, Ablagen und Kommunikationskanäle aufräumen

Machen Sie regelmäßig, etwa ein bis zweimal pro Jahr, mit allen Mitarbeitern eines Teams einen sogenannten Records Day. Abgeschlossene Projekte sollten von nicht mehr relevanter Dokumentation gesäubert werden. Obsolete Beiträge in Chatgruppen von Kollaborationswerkzeugen sind zu löschen und relevante langfristig zu archivieren. So wird Unordnung vermieden, Information ist richtig zugeordnet, obsolete Dokumentation wird gelöscht und das Verständnis über Abläufe steigt.

5. Ablagen und Kommunikationskanäle strukturieren

Wie in Papierform ist auch eine digitale Ablage / digitale Kommunikationskanäle (Chatkanal/Chatbenutzer/Chatgruppen) regelmäßig an sich ändernde Geschäftserfordernisse anzupassen und entsprechend den Prozessen/Aufgaben zu strukturieren. Ein externer Spezialist kann hier helfen. So wird Unordnung vermieden und es wird richtig auffindbar abgelegt.

6. Alte Dokumentation löschen / vernichten

Überprüfen Sie zumindest ihre Ablagen einmal pro Jahr auf alte Information, die gelöscht werden kann. Rechtliche Risiken werden vermieden und der Informationsüberflutung wird vorgebeugt. Im Falle eines erfolgreichen Hackerangriffs kann potentiell sensitive Information nicht mehr verloren gehen.

7. Suche einführen

Befassen Sie Sich mit der Einführung einer sogenannten Enterprise Search Anwendung. Das steigert die Produktivität durch verringerte Suchzeiten für Dokumente. Oder können Sie in ihrem Unternehmen über alle Systeme so gut oder besser suchen wie mit Google im Internet? In den letzten Jahren ist die Situation durch die Einführung von integrierten Kollaborationsplattformen viel besser geworden, dafür muss viel mehr Augenmerk auf das Rechtemanagement zur Verhinderung nicht autorisierter Zugriffe gelegt werden.

8. Awareness der Mitarbeiter für Informationssicherheit

Der Umgang mit Unternehmensinformation durch die Mitarbeiter wird immer wichtiger, hier muss das Bewusstsein über regelmäßige Workshops geschärft werden. 90 Prozent aller Datenverluste entstehen durch sorglosen Umgang mit USB-Sticks, externen Clouds, schlechte Kennwörter oder einen falschen Klick auf einen E-Mail-Link (Phishing). Dem Management von Benutzeridentitäten (Rollen, Rechte, Zugriffsmethoden) muss hier besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden.

9. Debriefing ausscheidender Mitarbeiter

Treffen Sie Vorkehrungen, das Wissen abgehender Mitarbeiter im Rahmen eines strukturierten Debriefingprozesses zu bewahren. Andernfalls verlassen Millionenwerte unerkannt ihre Organisation.

10. Warten Sie ihre Daten wie eine Maschine

Unternehmensinformation ist wie das Motoröl in einer Maschine. Es gehört regelmäßig kontrolliert. Machen Sie sich ein Bild über die Datenquellen im Unternehmen und die Informationsarchitektur. Verwenden Sie spezifische Softwarewerkzeuge um Mengengerüste, Datenarten und deren Verwendung zu dokumentieren. Sie werden überrascht sein, welche Erkenntnisse Sie gewinnen und das Unternehmen wüsste, was es weiß.

Zusammenfassung

Mit diesen einfachen, gut im täglichen Betriebsablauf integrierbaren Maßnahmen werden die Wettbewerbsfähigkeit signifikant gesteigert und Risiken vermieden.