Dokumente Digitalisierung & Strukturierung

Archivierung | Digitalisierung | Industrie | Utility

Der Erwerb zweier Betriebe im Rahmen einer Sanierung löst den Bedarf nach einer ordnungsgemäßen Dokumentation der technischen Anlagen und des Geschäftsbetriebes aus. Im Rahmen des Projekts werden Papierunterlagen digitalisiert und strukturiert in einem durchsuchbaren Datenraum abgelegt.

Ausgangslage

Ein Unternehmer hat zwei Biomasseheizkraftwerke als Sanierungsfälle erworben. Die Werke versorgen ca. 150 Wohnungen und Häuser mit Nahwärme für Heizung und Warmwasser. Die betriebsnotwendige Dokumentation liegt nur in Papierform und schlecht strukturiert vor.  Die Papierdokumentation muss analysiert und digitalisiert werden. Ein digitaler Datenraum ist zu strukturieren und alle Dokumente in diesem Datenraum abzulegen. Der operative Betrieb und geplante Kapazitätserweiterungen sollen optimal unterstützt werden. Für einen optional nach der Sanierung geplanten Verkaufsprozess sind alle Unterlagen optimal aufbereitet und können potentiellen Interessenten für eine Due Diligence zur Verfügung gestellt werden.

Das Unternehmen beauftragt Lenotti Advisors mit der Aufbereitung und Strukturierung von wichtigen Unternehmensinformationen. Das Projekt wurde in folgenden Schritten geplant.

 

Analyse

In einem ersten Schritt werden die Anforderungen mit dem Kunden abgeklärt. Auf Basis dieser Information erfolgen die Auswahl und das Aufsetzen der Scanner-Infrastruktur und des Datenraums.

Folgende Punkte werden berücksichtigt:

    1. Mengengerüst, Dokumentenformat/-qualität, Zeitrahmen
    2. Anforderungen an die Datenraumlösung (Anzahl der Nutzer, Suchmöglichkeiten etc.)
    3. Rechtliche / regulatorische Bestimmungen
    4. Technische Umsetzung / Einbettung in vorhandene Abläufe

Ad 1.) Die Menge, die Form (z. B. Papier, Mikrofilm), das Format, die Qualität der Dokumente und der vorgegebene Zeitrahmen bestimmen, welche Ausrüstung und wieviel Personal zum Einsatz kommen.

Ad 2.) Abhängig von der Größe, der Branche des Unternehmens bzw. der geplanten Due Diligence wird eine Ablagetaxonomie vorgeschlagen und mit dem Kunden an dessen Erfordernisse angepasst.

Ad 3.) Nicht zu vergessen sind natürlich rechtliche und regulatorische Rahmenbedingungen. Die wichtigsten betreffen die Aufbewahrungsfristen, die Authentizität und die Revisionssicherheit der digitalen Dokumente.

Ad 4.) Bestimmt durch die technischen und organisatorischen Gegebenheiten beim Kunden erfolgt das Scannen entweder vor Ort oder bei Lenotti Advisors.

 

Umsetzung

Das Projekt wird in folgenden Schritten umgesetzt:

    1. Aufsetzen und Einstellen der Scanner-Infrastruktur (Workflow, Scan-Auflösung, Software, Texterkennungs-Software)
    2. Aufsetzen der Ordner-/ Datenraumstruktur entsprechend der geplanten Taxonomie
    3. Scannen der Unterlagen
    4. Abschließende Überprüfung

Ad 1.) Abhängig von Menge, Qualität und Zeit wird eine HW/SW-Kombination ausgewählt. Präferiert werden hier Lösungen von Kodak und Fujitsu eingesetzt, da hier die HW/SW-Integration und Scanleistung am besten funktionieren. Es werden erste Testscans mit dem Belegmaterial durchgeführt. So werden die optimale Wiedergabe und Auflösung für eine möglichst fehlerfreie Texterkennung gewährleistet.

Ad 2.) Die vereinbarte Ablage- / Datenraumstruktur wird erstellt. Es werden die Design-Überlegungen zur Erstellung der Taxonomie und welche Dokumente an welchem Ort zu speichern sind schriftlich dokumentiert.

Ad 3.) In einem personalintensiven Prozess werden dann alle Unterlagen aufbereitet (z.B. Heftklammern und Binderücken entfernt und eine Sortierung vorgenommen), bevor die Unterlagen gescannt werden. Auf einem separaten Server werden die gescannten Unterlagen einer rechenintensiven Texterkennung unterzogen und danach in einem Langzeitarchivformat gespeichert. Als normkonformes digitales Langzeitspeicherformat wird PDF/A nach der Norm ISO 19005 verwendet.

Ad 4.) Nach einer eventuell notwendigen Nachbearbeitung erfolgt die Benennung und korrekte Zuordnung aller Dokumente in den Datenraum. Der gesamte Datenbestand wird mit Prüfsummen und/oder digitalen Signaturen revisionssicher gespeichert.

 

Übergabe

Die Übergabe der Daten erfolgt durch Übergabe eines portablen und verschlüsselten Datenträgers und einer direkten Speicherung auf den Systemen des Kunden. Alternativ ist eine Übertragung in eine professionelle Datenraumlösung möglich. Aus Sicherheitsgründen bleiben die Daten noch weitere 6 Monate auf den Systemen von Lenotti Advisors gespeichert.

 

Nutzen

    1. Die Abläufe im Tagesgeschäft werden optimal unterstützt.
    2. Der Kunde verfügt über eine geordnete digitale Ablage.
    3. Auf Grund der Ablagestruktur und der einheitlichen Dokumentenbenennung hat er ein besseres Verständnis der Unterlagen, die ursprünglich nicht selbst erstellt wurden.
    4. Für einen potentiellen Verkaufsprozess ist die notwendige Dokumentation optimal aufbereitet.
    5. Die gesamte Ablage unterstützt eine Volltextsuche im PDF-Format.
    6. Das Scannen von großen Plänen bis Format A0 wurde gelöst.
    7. Für den Kunden war im Projekt noch wichtig, dass die Unterlagen geordnet übernommen und retourniert werden.

Für Rückfragen steht auf Anfrage der Kunde und Lenotti Advisors jederzeit gerne zur Verfügung.