Großer Chemiebetrieb – Reorganisation Dokumentenbestand

Große Risiken waren bei diesem Kunden durch jahrelange Vernachlässigung und Nichtwartung des Papierarchivs und diverser elektronischer Ablagen entstanden. Eine organisatorische Neuaufstellung des Kundendienstes deckte mannigfache Probleme mit potentiell hohem Risiko für die Geschäftsleitung  und hohen Strafen für das Unternehmen auf. Auch war nicht klar, welche Information in welchen Systemen korrekt abzulegen sind.

Ein Chemiebetrieb exportiert direkt und mit einem Netzwerk von Zwischenlägern pro Jahr für über EUR 100 Mio. etwa 15.000t Produkte in den gesamten CEE-Raum. Im Rahmen der Zusammenfassung des Verkaufsinnendienstes in Wien treten gravierende Mängel in der Dokumentation der Verkaufstransaktionen hinsichtlich Umsatzsteuer und Zollabgaben zu Tage. Für alle Kunden wurde eine Vorlageablagestruktur mit den Vertriebsmitarbeitern entwickelt. Das Auffinden wichtiger Dokumentation wurde vereinfacht und Vertretungsregeln bei Urlaub und Kranheit konnten eigeführt werden.

Auch in der Ablage der Kernvertragsdokumentation, der Einkaufs- und der Finanzabteilung werden diverse Risiken identifiziert. Lenotti Advisors hat die erwähnten Dokumentationsbestände unter Einbeziehung der Mitarbeiter neu strukturiert. Die Erstellung von Schulungsunterlagen und die Einführung einer Dokumentenmanagement-Richtlinie gewährleisten eine rechtskonforme Ablage aufbewahrungspflichtiger Dokumentation. Auch die Ablage gewerberechtlicher Dokumente wurde analysiert und Risiken diesbezüglich aufgezeigt. Gleichzeitig werden Produktivitätsgewinne lukriert und Risiken operativer, rechtlicher und finanzieller Natur minimiert.