Kernvertragsarchiv eines großen Industrie-Dienstleisters

Bei einem großen Industrie-Dienstleister ist das zentrale Kernvertragsarchiv durch mangelnde Wartung in Unordnung geraten. Das birgt erhebliche rechtliche und finanzielle Risiken für das Unternehmen und die Geschäftsleitung.

Die Gruppe hat als EUR 850 Mio. Umsatz und verfügt über 100 Tochtergesellschaften in 17 Ländern. Das zentrale Kernvertragsarchiv ist durch mangelnde Wartung unbenützbar geworden. Das System wird von den Mitarbeitern in den Rechtsabteilungen nicht gerne oder gar nicht verwendet, da Dokumente nicht gefunden werden, veraltet sind oder die Benutzung des Systems in manchen Ländern nicht geschult wurde. Es entstehen Ablagen außerhalb des dafür vorgesehenen Dokumenten-Management-Systems. Das stellt ein großes Sicherheitsrisiko operativ, rechtlich und finanziell dar.

Lenotti Advisors hat den Dokumentenbestand hinsichtlich notwendiger Maßnahmen analysiert. Obsolete oder doppelt vorhandene Information und fehlende Metadaten wurde identifiziert. Die Ablage wurde im Rahmen einer Taxonomieentwicklung neu strukturiert. Parallel erfolgte die Erstellung von Schulungsunterlagen mit Berücksichtigung von Sprache und den Erfordernissen von 17 Jurisdiktionen unter Einbeziehung der Fachabteilungen (Tax, IT, FM etc.).

Die Einführung eines Records Management und Information Life Cycle Prozesses gemeinsam mit der Neufassung einer Dokumentenmanagement-Richtlinie und Schulungsmaßnahmen in den Ländern garantieren die langfristig sichere und robuste Speicherung essentieller Kernvertragsdokumentation.